CGSU Le Beau Geste - Cognivance

Mise à jour en date du 10 Février 2026

Article 1 – Objet des CGSU et Acceptation

1.1 Objet des CGSU

Les présentes Conditions Générales de Service et d’Utilisation (CGSU) ont pour objet de définir les modalités et conditions dans lesquelles Cognivance, société SASU, immatriculée sous le numéro 984 571 364 R.C.S Nancy, ayant son siège social au 5, rue Jacques Villermaux 54000 NANCY, met à disposition de ses clients professionnels son logiciel SaaS Le Beau Geste® (ci-après « la Solution »).

La Solution permet d’automatiser la création et la diffusion de contenus de formation basés sur les données propres au client, en s’appuyant sur des fonctionnalités d’intelligence artificielle et d’analyse de compétences.

Ces CGSU régissent :

• L’accès à la Solution par le Client et ses Utilisateurs,

• L’utilisation des services associés, y compris l’hébergement, la maintenance et le support technique,

• Les droits et obligations respectifs du Client et de Cognivance.

1.2 Acceptation des CGSU par le Client

Les CGSU sont communiquées et soumises à l’acceptation du Client lors de la création du Compte Client. En cochant la case prévue à cet effet et/ou en signant le Devis applicable, le Client reconnaît avoir pris connaissance et déclare accepter sans réserve l’ensemble des présentes CGSU.

Le Client reconnaît que l’acceptation des CGSU par l’un de ses représentants dûment habilités engage l’ensemble de son entreprise ainsi que ses Utilisateurs.

Les CGSU sont disponibles à tout moment sur le site internet de Cognivance et peuvent être consultées, téléchargées et imprimées par le Client.

L’accès et l’utilisation de la Solution impliquent une acceptation pleine et entière des CGSU, sans restriction ni réserve.

Article 2 - Versions, modifications des CGSU

2.1. Version

La version des CGSU applicable au Client est celle en vigueur au jour de leur acceptation par le Client, telle qu’éventuellement modifiée par la suite dans les conditions décrites ci-dessous.

2.2. Modification

Les CGSU pourront être modifiées par Cognivance, qui notifiera toutes modifications au Client deux (2) mois avant leur entrée en vigueur. Cette notification devra être communiquée par écrit, par courrier électronique ou par le Site Internet https://cognivance.io/.

2.3. Acceptation ou refus des modifications par le Client

En cas de désaccord du Client d’une ou plusieurs modifications, le Client pourra résilier sans frais et de plein droit les présentes CGSU conformément à l’article 8.2.1. Cette résiliation sera le recours exclusif du Client.

Si Cognivance ne reçoit pas de demande de résiliation dans les deux (2) mois suivant la notification des modifications, le Client sera réputé avoir accepté ces modifications.

Les CGSU dans leur version modifiée remplaceront la version précédente aux fins de leur exécution, seront communiquées par courrier électronique au Client à l’adresse email du Compte Client renseignée au moment de la notification des modifications, et seront disponibles sur le Site Internet.

En cas de modification des CGSU rendue nécessaire par la loi ou par tout règlement, les CGSU seront réputées modifiées de plein droit, et Cognivance informera le Client des modifications apportées, étant entendu que le Client demeurera libre de résilier les CGSU conformément à l’article 8.2.1.

Article 3 - Accès et utilisation

3.1. Droit d’Utilisation de la Solution

Sous réserve de l’acceptation par le Client des CGSU et du paiement du prix de l’abonnement (à Cognivance pour le Client), Cognivance concède au Client un droit limité, non-exclusif, non-cessible, non-transférable, insusceptible de sous-licence et personnel d’utilisation de la Solution, conformément à la Documentation (ce droit étant nommé le « Droit d’Utilisation »).

Le Droit d’Utilisation est concédé au Client à compter de la Date de Mise à Disposition de la Solution et jusqu’à l’expiration ou la résiliation des CGSU conformément à l’article 6.2.

3.2. Accès à la Solution

La Solution est accessible par le biais du Site Internet (en cliquant sur le bouton « se connecter ») ou directement via l’URL https://app.cognivance.io/.

Le Client reconnaît :

> qu’il dispose de la compétence et des moyens nécessaires pour accéder et utiliser la Solution, en particulier qu’il dispose d’un accès à Internet, préalablement souscrit chez le fournisseur de son choix, dont le coût est à sa charge ;

> que la qualité et la fiabilité des transmissions dépendent des infrastructures de réseaux sur lesquelles les transmissions circulent, et sont aléatoires, ce qui peut conduire à des pannes ou des saturations des réseaux, plaçant le Client dans l’incapacité d’accéder à la Solution ;

> qu’il lui appartient d’assurer la sécurité de son équipement terminal et des Données du Client, logiciels ou tout autre équipement à sa disposition, notamment contre toute contamination par virus ou tentative d’intrusion dont il pourrait être victime ;

> que tout équipement connecté au Site Internet ou à la Solution est et demeure sous son entière responsabilité, notamment en cas de dommage résultant directement ou indirectement de sa connexion au Site Internet ou à la Solution ;

> qu’il est responsable de l’accès et de l’usage par les Utilisateurs de la Solution et se porte garant du respect des CGSU par les Utilisateurs.

3.3. Compte Client

L’accès et l’utilisation de la Solution par le Client nécessitent que le Client dispose d’un compte client au moyen des informations du Client communiquées à Cognivance (le « Compte Client »). Celles-ci doivent être complètes, exactes et à jour, ce dont le Client se porte garant.

En cas de modification de l’une des informations renseignées, le Client s’engage à mettre à jour ses informations afin de maintenir leur exactitude. Le Client demeure l’unique responsable de l’usage qui pourrait être fait de son Compte Client, sauf en cas de violation de données résultant d'un manquement de Cognivance.

Le Client s’engage à conserver les mots de passe de ses Utilisateurs strictement confidentiels et à avertir immédiatement Cognivance si l’un quelconque de ces mots de passe venait à être compromis ou divulgué. L’adresse e-mail liée au Compte Client doit rester valide aussi longtemps que le Compte Client existe, afin que le Client puisse utiliser la Solution.

Un message de confirmation de création du Compte Client sera automatiquement envoyé par email à l’adresse indiquée. La création du Compte Client sera validée par l’activation par le Client du lien contenu dans le message de confirmation précité.

Une fois le Compte Client créé, les Comptes Utilisateurs du Client pourront être créés afin que les Utilisateurs puissent accéder à la Solution. Le Client est seul responsable de la définition, de la gestion et de la surveillance des droits d’accès à la Solution par ses Utilisateurs, et de tout acte et omission de ses Utilisateurs.

3.4. Compte Utilisateur

Pour la plupart des Utilisateurs, l’accès et l’utilisation de la Solution nécessitent que l’Utilisateur dispose d’un Compte Utilisateur.

Lorsque c’est le cas uniquement, chaque Compte Utilisateur est spécifique à l’adresse mail indiquée et ne pourra être partagé à d’autres Utilisateurs.

Les informations du Compte Utilisateur doivent être complètes, exactes et à jour, ce dont l’Utilisateur ou le Client se porte garant. Le Client demeure responsable de l’usage qui pourrait être fait des Comptes Utilisateurs de ses Utilisateurs, et s’engage par conséquent à ce que leur mot de passe reste strictement confidentiel et à avertir immédiatement Cognivance si celui-ci venait à être compromis ou divulgué.

L’adresse e-mail de l’Utilisateur doit rester valide aussi longtemps que le Compte Utilisateur existe afin que l’Utilisateur puisse accéder à la Solution. Le Client peut accorder à certains Utilisateurs des droits d’administration et de gestion du Compte Client via l’attribution du rôle “Administrateur”. Le Client est seul responsable de l’attribution des droits d’administration et de gestion accordés à ses Utilisateurs et des actions réalisées par ces Utilisateurs.

3.5. Restrictions au Droit d’Utilisation

Le Client est autorisé à utiliser la Solution uniquement dans le cadre du Droit d’Utilisation et dans les limites du Plan applicable. Le Client s’interdit et interdit à ses Utilisateurs de (i) donner en nantissement, grever d’une charge, partager, louer, vendre, divulguer les identifiants de connexion, ou mettre à disposition de toute autre manière la Solution à tout tiers n’étant pas un Utilisateur, (ii) créer ou permettre à quiconque de créer tout programme informatique similaire à la Solution, (iii) utiliser la Solution pour un objet autre que professionnel interne, en particulier pour des besoins autres que les seuls besoins de son activité professionnelle stricte, (iv) procéder à une ingénierie inverse, désassembler, décompiler ou tenter de découvrir le code source de la Solution, (v) copier, reproduire, fabriquer, imiter, créer des œuvres dérivées, traduire, localiser, porter ou modifier de toute autre manière le code source et/ou la structure de la base de données de la Solution, ou engager toute autre personne pour réaliser des activités similaires (vi) réaliser des tests de charge sur la Solution (volume élevé de requêtes) et (vii) porter atteinte de toute autre manière aux droits de propriété intellectuelle de Cognivance sur la Solution.

3.6. Suspension du Droit d’Utilisation

Cognivance se réserve le droit de suspendre le Droit d’Utilisation du Client ou de tout Utilisateur (i) dans l’hypothèse d’une violation des Données du Client ou d’une faille de sécurité, afin de protéger les Données du Client jusqu’à ce que l’atteinte ait cessé, (ii) pour tout manquement du Client ou ses Utilisateurs aux CGSU, ou (iii) pour tout acte ou omission inappropriée pour la Solution ou pour tout autre Utilisateur ou le Client. Dans la mesure du possible et sauf situation d’urgence, Cognivance accordera au Client un délai de cinq (5) jours ouvrés à compter de la notification par Cognivance du manquement en cause pour y remédier, avant de suspendre le Droit d’Utilisation de la Solution. Ce délai pourra être prolongé avec l’accord écrit de Cognivance. Dans cette hypothèse, les Parties coopéreront afin de résoudre le problème dans un délai raisonnable, et Cognivance redonnera au Client l’accès à la Solution dans les meilleurs délais. Pendant la période de suspension, le Prix demeure dû par le Client. En cas de suspension, Cognivance est relevée de son obligation de fournir la Solution et ne peut être responsable des éventuelles conséquences de la suspension.

3.7. Plans

La Solution est accessible grâce à un plan d’abonnement dont les fonctionnalités sont listées au préalable dans le Devis communiqué au client. L’utilisation de certaines Fonctionnalités IA est soumise à l’utilisation de Crédits IA, décrites aux Articles 7 et 12 des présentes CGSU.

Article 4 - Propriété intellectuelle

4.1. Propriété intellectuelle de Cognivance

La Solution est une œuvre de l’esprit au sens du Code de la propriété intellectuelle.

A ce titre, Cognivance est investie de l’ensemble des droits de propriété intellectuelle sur la Solution. Cognivance détient et conserve tous les droits et titres de propriété intellectuelle relatifs à la Solution, y compris l’ensemble des droits d’auteur, brevets, droits relatifs au secret des affaires, marques et autres droits de propriété intellectuelle y afférents.

Le Client n’acquiert aucun droit de propriété ou titre de quelque nature que ce soit sur la Solution, à l’exception du Droit d’Utilisation. Le Client s’interdit tout acte ou comportement pouvant porter atteinte directement ou indirectement aux droits de propriété intellectuelle sur la Solution, ainsi que sur les marques associées.

Toute utilisation non expressément autorisée par Cognivance au titre des présentes est illicite, conformément aux dispositions de l’article L. 122-6 du Code de la propriété intellectuelle. Le Client ne doit pas soustraire, dissimuler ou modifier les mentions de droits d’auteur, de marques ou relatives à tout autre droit de propriété apposées ou jointes à l’intérieur de la Solution.

4.2. Garantie d’éviction : protection du Client en cas d’action de tiers

4.2.1. Obligation de défense

En cas de réclamation introduite par un tiers à l’encontre du Client au motif que la Solution porterait atteinte à un droit de propriété intellectuelle du tiers préexistant à la Date de Mise à Disposition, Cognivance défendra le Client et s’engage à payer ou rembourser au Client tous les dommages et intérêts, coûts et frais que ce dernier serait condamné à régler à ce tiers par une décision de justice définitive rendue par une juridiction compétente, ou qui seraient convenus par accord transactionnel avec approbation préalable de Cognivance.

Cette garantie ne sera valable qu’à la condition que le Client : (1) informe immédiatement Cognivance par écrit de cette réclamation ; (2) confie à Cognivance le contrôle exclusif de la contestation et du règlement de la réclamation, y compris le droit de transiger et (3) fournisse à Cognivance, aux frais de cette dernière, toute l’assistance, l’ensemble des informations et tous les pouvoirs raisonnablement nécessaires à la contestation et au règlement de la réclamation.

Cognivance n'assumera que les dépenses de procédure ou de règlement amiable qu’elle aura expressément acceptées par écrit.

4.2.2. Exceptions

Les obligations incombant à Cognivance telles que stipulées à l’article 4.2.1 ci-dessus ne sont pas applicables aux dommages et intérêts, coûts et frais résultant de (1) toute utilisation de la Solution excédant le périmètre du Droit d’Utilisation conféré par les présentes CGSU, (2) toute modification ou œuvre dérivée de la Solution réalisée par ou pour le Client, (3) l’utilisation d’une version contrefaisante obsolète de la Solution (ou d’un composant de celle-ci) par le Client après la diffusion par Cognivance d’une version non-contrefaisante ou (4) toute utilisation ou combinaison de la Solution avec une technologie, un logiciel ou un matériel informatique quelconque non fourni par Cognivance (et notamment un Service en Ligne Tiers), dans le cas où la contrefaçon alléguée aurait pu être évitée en utilisant la Solution sans cette technologie, ce logiciel ou ce matériel informatique.

4.2.3. Remèdes

En cas de réclamation soumise à l’article 4.2.1 sans que lui soient applicables les exceptions prévues à l’article 4.2.2, ou si Cognivance estime qu’une réclamation est probable, Cognivance pourra, de manière discrétionnaire : (1) conférer au Client un Droit d’Utilisation lui permettant de continuer à utiliser la Solution ou (2) remplacer ou modifier la Solution pour la rendre non-contrefaisante, sous réserve que la Solution de remplacement soit substantiellement similaire à la Solution.

Au cas où Cognivance jugerait que ces Solutions ne peuvent pas être raisonnablement mises en œuvre, Cognivance pourra choisir de mettre fin aux présentes CGSU, auquel cas le Client sera en droit d’obtenir le remboursement au prorata des montants déjà payés à Cognivance au titre du Droit d’Utilisation pour le mois en cours. Dans l’hypothèse où Cognivance choisirait l’une des options du présent article 4.2.3, la Solution ainsi retenue tiendra lieu de dédommagement unique et exclusif du Client au titre d’une réclamation pour atteinte à des droits de propriété intellectuelle.

4.2.4. Limites de responsabilité

Les dispositions du présent article 4.2 fixent les limites de la responsabilité de Cognivance en matière de contrefaçon du fait de l’utilisation de la Solution.

4.3. Propriété et utilisation des Données du Client

4.3.1. Propriété des Données du Client

Le Client est et reste à tout moment propriétaire des Données du Client. Le Client s’engage à n’insérer dans la Solution que des données légales, qui ne sont pas contraires à l’ordre public et aux bonnes mœurs.

Le Client s’interdit de mettre en ligne via la Solution des données protégées par des droits d’auteur, des marques, ou tout autre droit de propriété, sans avoir obtenu au préalable tous les droits, permis et autorisations nécessaires pour (a) mettre à disposition cette donnée via la Solution et (b) octroyer à Cognivance le droit limité d’utiliser cette donnée pour les besoins des présentes CGSU.

Le Client garantit Cognivance contre tout recours fondé sur l’utilisation des Données du Client et prendra à sa charge les frais relatifs au droit de la défense de Cognivance ainsi que ceux découlant d’une éventuelle condamnation.

4.3.2. Droits limités d’utilisation des Données du Client par Cognivance

Dans le cadre de l’exécution des présentes CGSU, le Client autorise Cognivance à collecter, conserver et traiter les Données du Client, directement ou en faisant appel à ses sous-traitants, uniquement aux fins de (i) fourniture de la Solution et des Services Afférents en vertu des présentes CGSU; (ii) gestion des sauvegardes et des incidents sécurité ou Anomalies, de création de statistiques concernant l’utilisation de la Solution, d’amélioration de la Solution et des Services Afférents et de suggestion de telles améliorations aux Clients et (iii) respect des obligations légales ou contractuelles de Cognivance.

Article 5 - Obligation des parties

5.1. Obligations de Cognivance

5.1.1. Disponibilité

Cognivance dimensionne ses infrastructures d’hébergement, matériels et systèmes de manière à délivrer la Solution dans les meilleures conditions de sécurité et d’accessibilité.

La disponibilité de la Solution est prévue de 9h à 17h, du lundi au vendredi. Cognivance s’engage à mettre la Solution à la disposition du Client dans les conditions de disponibilité définies au contrat de niveau de service annexé aux présentes CGSU (Annexe 3, SLA), qui prévoit une disponibilité de la Solution de 99,9%. Si la disponibilité de la Solution est inférieure à 99,9%, Cognivance mettra à la disposition du Client des crédits SLA dans les modalités définies en Annexe 3 pour compenser le Client de l’indisponibilité de la Solution.

Si la disponibilité de la Solution est inférieure à 80%, le Client pourra résilier les présentes CGSU immédiatement sans frais. Le Client sera en droit d’obtenir le remboursement au prorata du montant déjà payé à Cognivance au titre du Droit d’Utilisation pour le mois en cours.

5.1.2. Mises à Jour

Les Mises à Jour seront mises à la disposition du Client sans frais supplémentaires.

Cependant, la mise à disposition de nouvelles fonctionnalités de la Solution non incluses dans le Plan initialement souscrit peut nécessiter le paiement de frais supplémentaires.

Les CGSU s'appliqueront à toutes les Mises à Jour fournies par Cognivance au Client.

Cognivance ne saurait en aucun cas être tenue de réaliser les éventuelles évolutions demandées par le Client.

5.1.3. Engagement de corrections des Anomalies

Cognivance ne saurait garantir que la Solution est exempte de tout aléa, défaut de conception ou d’utilisation mais s’engage à remédier aux Anomalies avec la diligence d’un professionnel du secteur.

La Solution est mise à la disposition du Client « en l’état » sans faire l’objet de mesures d’adaptations spécifiques, et ne saurait répondre à tous les besoins spécifiques du Client.

Cognivance ne garantit pas l’aptitude de la Solution à atteindre des objectifs ou des résultats que le Client se serait fixé et/ou à exécuter des tâches particulières qui l'auraient motivé dans sa décision de conclure les présentes CGSU.

5.1.4. Sécurité

Cognivance s’engage à mettre en œuvre toutes les mesures nécessaires conformes à l’état de l’art pour assurer la sécurité des Données du Client hébergées et stockées dans ses systèmes informatiques.

Si le Client souhaite effectuer un test de sécurité de la Solution par ses propres moyens (par exemple des tests d’intrusion), quelles qu’en soient les modalités ou le champ d’application, alors le Client devra obtenir l’autorisation écrite préalable de Cognivance.

Plus spécifiquement, Cognivance met en place les mesures techniques et organisationnelles détaillées en Annexe 2, Convention de traitement des Données à Caractère Personnel (Appendice 2) pour assurer la sécurité des Données à Caractère Personnel visées en Annexe 2.

5.1.5. Hébergement

Cognivance fournit au Client l’environnement d’hébergement de la Solution et des Données du Client sur des serveurs sous-traités auprès de Microsoft Azure sur le territoire de l’Union Européenne.

5.2. Obligations du Client

5.2.1. Paiement de l’abonnement

Le Client s’engage à payer le prix de l’abonnement conformément aux présentes CGSU et au Devis qui lui a été communiqué indépendamment.

5.2.2. Utilisation de la Solution

Le Client s’engage à accéder et à utiliser la Solution conformément aux dispositions légales en vigueur, à la Documentation, aux présentes CGSU et pour les seuls besoins de l’activité professionnelle du Client.

5.2.3. Responsabilité

Le Client, pour son compte et celui de ses Utilisateurs :

i. est seul responsable des Données du Client et assume l’entière responsabilité de la nature, du contenu, de la qualité, de l’exactitude, de la fiabilité, de l’intégrité, de la pertinence et de la légalité des Données du Client ;

ii. s’engage à ne pas tenter d’obtenir un accès non autorisé à la Solution ;

iii. s’interdit d’envoyer ou de stocker via ou par l’intermédiaire de la Solution des données à caractère non professionnel et plus généralement des données à caractère illicite, obscène, diffamatoire ou des données illégales ou en violation du droit d’un tiers, de la protection des mineurs ou de la vie privée ;

iv. mettra à la disposition de Cognivance, en temps utile et aux frais du Client, les données techniques, les informations relatives aux installations informatiques utilisées, les fichiers, la documentation ou toute autre information, instruction ou ressource dont Cognivance aura besoin pour que la Solution soit mise à disposition du Client (y compris les identifiants permettant au Client d’avoir accès à la Solution) ;

v. fournira les informations raisonnablement demandées par Cognivance et s’assurera que ces informations sont correctes ;

vi. s’assurera qu’aucune personne autre que les Utilisateurs n’ait accès à la Solution. Dans l’hypothèse où il aurait connaissance de ce qu’une autre personne y accède, le Client informera par écrit Cognivance sans délai de cet incident et confirmera cette information par notification adressée par courrier recommandé avec demande d’avis de réception ;

vii. prendra les dispositions nécessaires pour que tous les Utilisateurs ayant accès à la Solution prennent connaissance des CGSU avant d’accéder à la Solution et respectent les obligations qui en résultent ;

viii. prendra toutes les précautions nécessaires pour garantir la non-divulgation d’Informations Confidentielles au personnel non autorisé.

Article 6 - Durée, Résiliation, Export des Données du Client

6.1. Durée des CGSU

6.1.1. Entrée en vigueur

Les CGSU entrent en vigueur à compter de la date de leur acceptation par le Client.

6.1.2. Reconduction

Sauf accord contraire entre les Parties, les CGSU sont conclues pour une durée d’un (1) mois reconductible tacitement pour des durées successives d’un (1) mois, sauf résiliation par l’une ou l’autre des Parties dans les conditions prévues à l’article 6.2.

6.2. Résiliation

6.2.1. Résiliation des CGSU pour convenance par le Client

Les CGSU peuvent être résiliées à tout moment de plein droit par le Client.

Tout mois commencé est dû. En cas d’engagement supérieur à un mois, la durée d’engagement est ferme. Ainsi, les montants déjà payés à Cognivance par le Client au titre du Droit d’Utilisation pour tout mois commencé ou toute période d’engagement ferme commencée ne seront pas remboursés.

La demande de résiliation devra être faite directement depuis la Solution, ou par e-mail à l’adresse de référence confiée au Client, ou par lettre recommandée avec accusé réception au siège social de Cognivance.

6.2.2. Résiliation des CGSU pour convenance par Cognivance

Les CGSU pourront être résiliées à tout moment de plein droit par écrit par Cognivance en respectant un préavis de deux (2) mois.

6.2.3. Résiliation des CGSU en cas de manquement par une Partie à l’une de ses obligations

Chaque Partie pourra résilier les présentes CGSU de plein droit en cas d’inexécution ou de non-respect par l'autre Partie de l’une quelconque de ses obligations au titre des CGSU, non réparée dans un délai de de 15 jours calendaires suivant notification. La résiliation sera effective à l’issue de ce délai sauf accord contraire des Parties.

6.2.5. Effets de la résiliation des présentes CGSU

La demande de résiliation des CGSU entraîne (i) à l’issue du mois au cours duquel la demande de résiliation intervient, la cessation de la facturation de l’abonnement du Client, (ii) à compter du 30ème jour suivant la demande de résiliation : la cessation de l’accès au Compte Client et aux Comptes Utilisateurs et la suppression de toute synchronisation entre la Solution et les Services en Ligne Tiers utilisés par le Client, et (iii) la suppression des Données du Client comme indiqué dans la Convention de Traitement des Données. Les droits et obligations des Parties qui, par leur nature, survivent à la résiliation des CGSU restent pleinement en vigueur après la résiliation.

6.3. Export des Données du Client

Dans les soixante (60) jours calendaires suivant la demande de résiliation des CGSU pour quelque cause que ce soit, Cognivance devra proposer à l’export au format .pdf les Données du Client accessibles via la Solution, conformément au traitement de la Propriété Intellectuelle du Client prévue dans les présentes CGSU ainsi que dans le respect du traitement RGPD inclu.

Au-delà de la période de soixante (60) jours précités, Cognivance se réserve le droit de supprimer les Données du Client.

Article 7 - Conditions financières

7.1. Prix

En contrepartie du Droit d’Utilisation de la Solution et des Services de Support, le Client s’engage à payer à Cognivance le prix applicable au Plan choisi par le Client, ou au Devis fourni par Cognivance et accepté par le Client. Sauf accord exprès contraire de Cognivance, tous les montants à payer sont exigibles en euros. Tous les prix s’entendent hors taxes. Sauf accord écrit contraire entre les Parties, chacune d’elles assumera ses propres frais en vertu des présentes CGSU.

7.2. Paiement

Les factures doivent être payées à la date de leur émission par prélèvement SEPA ou par virement du Client à Cognivance, en fonction des modalités prévues au Devis fourni par Cognivance et accepté par le Client. En cas de non-paiement dans les délais contractuels, toute somme impayée portera automatiquement intérêt au jour le jour jusqu’à la date de son paiement intégral en principal, intérêts, frais et accessoires, à un taux égal à trois (3) fois le taux de l’intérêt légal en vigueur, et ce, sans aucune formalité préalable, et sans préjudice de tous dommages-intérêts auxquels Cognivance pourrait prétendre du fait du manquement en cause. En outre, Cognivance facturera au Client Direct la somme de quarante (40) euros par facture impayée à titre d’indemnité forfaitaire de recouvrement, nonobstant la possibilité pour Cognivance de facturer au Client une somme supplémentaire, après production d’une justification, si lesdits frais de recouvrement sont supérieurs à cette somme.

7.3. Crédits IA et packs optionnels

La Solution propose des Crédits IA, unités de consommation permettant d’accéder à certaines des fonctionnalités d’intelligence artificielle, mentionnées comme consommatrices de Crédits IA dans la Solution.

• Allocation : Les Crédits IA sont attribués selon le plan d’abonnement souscrit par le Client, tel que décrit dans la documentation commerciale ou l’offre contractuelle.

• Utilisation : Chaque utilisation d’une fonctionnalité IA consommatrice (ex. : analyse de vidéo, génération d’une instruction de travail) consomme un nombre défini de Crédits IA, communiqué au Client via l’interface de la Solution ou la documentation technique.

• Renouvellement : des Crédits IA sont automatiquement récupérés chaque mois, pour chaque utilisateur. Le nombre récupéré varie en fonction du Plan choisi et/ou du Devis accepté par le Client. Les Crédits non utilisés à la fin d’une période de facturation (mensuelle/annuelle) sont conservés pour la période à venir.

• Achat supplémentaire : Le Client peut acheter des packs de Crédits IA supplémentaires selon les tarifs en vigueur, disponibles sur demande ou via l’interface de gestion.

• Facturation : La consommation de Crédits IA est facturée selon les mêmes modalités que décrites dans l’Article 7.1.

• Contestation d’utilisation : toute contestation d’utilisation de Crédits IA par le Client ou l’un des Utilisateurs du Client doit être adressée selon les modalités prévues à l’Annexe 2 - SLA des présentes CGSU.

Article 8 - Responsabilité de Cognivance et assurance

8.1. Responsabilité de Cognivance

8.1.1. Obligation de moyens

Cognivance est débitrice d’une obligation de moyens au titre des présentes CGSU, y compris (i) en termes de performances, de qualité et de continuité de services, de sécurité, d’évolutivité et de mise en conformité avec l’état de l’art et les standards du marché.

8.1.2. Limitation de responsabilité

Le Client reconnaît que la Solution a uniquement vocation à lui fournir un support de traitement, d’analyse et de transmission de ses compétences internes à ses Utilisateurs sans que cette fourniture puisse être assimilée à une prestation de conseil de quelque nature qu’elle soit. La responsabilité de Cognivance ne saurait être engagée au titre des décisions et choix du Client effectués sur la base de la Solution. Le Client reconnaît expressément que Cognivance ne pourra être tenue responsable des interruptions de services de la Solution ou de tout dommage lié à tout cas de force majeure tel que reconnu par la loi et les tribunaux français, au fait du Client (ou d’un Utilisateur) ou au fait d’un tiers (y compris notamment les éditeurs de Services en Ligne Tiers et les gestionnaires de compte de paiement ou bancaire).

8.1.3. Nature des dommages

Cognivance ne sera tenue que de la réparation des dommages directs et prévisibles directement imputables à un manquement par Cognivance à l’une de ses obligations contractuelles au titre des présentes CGSU. En conséquence, Cognivance ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects, ainsi qu’au titre de tout gain manqué, perte d’exploitation, perte de chiffre d'affaires ou de bénéfice, perte de clientèle, perte d’une chance. Le Client s’engage pour sa part à prendre toutes précautions utiles pour réduire le préjudice susceptible de résulter de l’utilisation de la Solution. Tout dommage subi par un tiers est un dommage indirect et ne donne pas lieu en conséquence à indemnisation.

8.1.4.Montant des dommages

Le montant des dommages réparables que Cognivance peut être amenée à payer au Client est limité, tous dommages confondus et cumulés, au prix effectivement reçu par Cognivance au titre du Droit d’Utilisation de la Solution du Client pour la période de douze (12) mois précédant la survenance du ou des faits générateurs du dommage en cause (ou pour la durée des CGSU dans l’hypothèse où elle est inférieure à douze (12) mois). Le présent article survivra à la résiliation ou à la résolution des présentes pour quelque cause que ce soit.

8.2. Assurance

Cognivance s’engage à maintenir en vigueur une assurance responsabilité civile professionnelle couvrant les dommages qui pourraient survenir à l’occasion de l’exécution des CGSU.

Article 9 - Force majeure

9.1. Disposition

Conformément aux dispositions de l’article 1218 du Code civil, chacune des Parties sera dégagée de toute responsabilité si l’inexécution de ses obligations résulte d’un cas de force majeure, au sens de la loi et de la jurisprudence.

9.2. Notification

La Partie invoquant de telles circonstances notifie leur existence à l’autre Partie dès que possible, fait ses meilleurs efforts pour en limiter les conséquences et reprend l’exécution des CGSU immédiatement après que ces circonstances ont disparu.

9.3. Cas de résiliation

Dans la mesure où de telles circonstances se poursuivraient pendant une durée supérieure à un (1) mois, les CGSU pourront être résiliées sans indemnité de part et d'autre, par l’une quelconque des Parties, par simple notification écrite adressée à l’autre Partie par courrier recommandé avec demande d’avis de réception, qui prendra effet dès sa réception.

Article 10 - Services de support

Cognivance met à disposition des Utilisateurs un Service de Support sous forme d’Assistance en Ligne conformément à l’Annexe 3 - Conditions et Modalités de Support. Dans le cas où le plan du Client ne permet pas l’accès aux services de support de la Solution, le Client pourra à tout moment faire une demande de changement de Plan pour y avoir accès, comme prévu par les modalités de changement de Plan.

Article 11 - Mise à jour, maintenance

11.1. Maintenance planifiée

Cognivance planifie et effectue périodiquement des travaux de maintenance notamment dans le cadre des Mises à Jour de la Solution, afin de mettre à disposition des nouvelles fonctionnalités de la Solution ou de corriger des Anomalies. Cognivance planifie ses opérations de maintenance afin de minimiser les impacts sur la disponibilité et la fonctionnalité de la Solution.

11.2. Maintenance non planifiée

Cognivance peut effectuer des travaux de maintenance non planifiés à tout moment, notamment pour corriger certaines Anomalies en urgence. Le Client reconnaît et accepte par ailleurs que les évolutions législatives ou technologiques peuvent, à tout moment, rendre illégale ou inadaptée tout ou partie de la Solution. Cognivance aura alors la faculté d’effectuer une Mise à Jour de la Solution non planifiée.

11.3. Notification

Dans la mesure du possible, Cognivance avertira le Client de la date et l’heure des interventions de maintenance planifiée avec un préavis de cinq (5) jours ouvrés. Si une opération de maintenance nécessite l’interruption de la Solution, Cognivance effectuera cette interruption en dehors des Heures Ouvrées sauf maintenance non planifiée et urgente.

Article 12 - Utilisation des Fonctionnalités IA

12.1. Définition des Fonctionnalités IA

Le Beau Geste inclut des Fonctionnalités IA pour son bon fonctionnement, et notamment à travers du système intégré CoGeoⓇ, qui permet notamment au Client de (i) analyser les Données du Client, (ii) interagir avec ses Utilisateurs, (iii) générer du contenu professionnel et parcours de formation personnalisés pour le Client. Celles-ci sont accessibles automatiquement pour tous les Utilisateurs - si tant est que l’Utilisateur visé dispose des droits accordés par le Client dans la Solution.

12.2. Propriété

Les données traitées par les Fonctionnalités IA comprennent (i) toute donnée du Client fournie par lui ou ses Utilisateurs pour être traitée par l’une des Fonctionnalités IA, telles que les données saisies dans la Solution (les “Données d’Entrée”), (ii) tout résultat généré par les Fonctionnalités IA, basé sur les Données Sources et/ou les Données d’Entrée (les "Données de Sortie"), ainsi que (iii) toute base de connaissance tierce permettant d'enrichir, contextualiser et/ou améliorer la pertinence des réponses générées par les Fonctionnalités IA (les “Données Sources”).

Le Client est et reste propriétaire des Données d’Entrée et accorde à Cognivance une licence non exclusive, transférable, pour la durée des droits, pour accéder, traiter, utiliser et afficher les Données d’Entrée uniquement aux fins d’utilisation de la Solution par le Client. Dans la mesure où le Client a des droits, titres ou intérêts sur les Données de Sortie, il (i) conserve tous les droits, titres et intérêts (y compris tous les droits de propriété intellectuelle) sur ses Données de Sortie, et (ii) accorde à Cognivance une licence pour la durée des droits, pour accéder, traiter, utiliser et afficher les Données de Sortie uniquement aux fins d’utilisation de la Solution par le Client.

12.3. Non réutilisation des Données d’Entrée et des Données de Sortie

Le système CoGeoⓇ est un système unique et propriétaire de Cognivance, qui intègre différents composants, certains étant édités par Cognivance et d’autres, comme des moteurs d’intelligence artificielle générative fournis par Microsoft Azure. Les Données d’Entrées et les Données de Sortie ne sont pas directement traitées par ces modèles. Par ailleurs, Cognivance n'utilise pas, et n’autorise aucun tiers à utiliser les Données d’Entrée et les Données de Sortie pour améliorer les moteurs d’intelligence artificielle générative utilisés pour fournir les Fonctionnalités IA.

12.4. Utilisation des Données d’Usage

Les Données d’Usage sont constituées par les métadonnées, c’est-à-dire les données concernant la manière dont un Utilisateur utilise les Fonctionnalités IA ainsi que les données de journalisation de l’utilisation des Fonctionnalités IA (données d’horodatage). Cognivance peut utiliser les Données d’Usage pour améliorer les Fonctionnalités IA, mais ne partagera ces Données d’Usage à aucun tiers pour entraîner des moteurs d’intelligence artificielle générative, ni pour toute autre fin.

12.5. Sécurité

Cognivance met en place des mesures de sécurité conformes à l’état de l’art pour garantir la sécurité de l’utilisation des Fonctionnalités IA et des données associées.

12.6. Utilisation responsable

Lors de l'utilisation des Fonctionnalités IA, le Client s’engage, pour son compte et celui des Utilisateurs, à respecter les directives suivantes :

i. évaluer la cohérence, la vraisemblance et la pertinence des Données de Sortie en fonction de leur utilisation, y compris en recourant à une revue humaine le cas échéant, avant d'utiliser ou de partager les Données de Sortie provenant des Fonctionnalités IA. Les Fonctionnalités IA sont basées sur des moteurs d’intelligence artificielle générative et peuvent parfois, compte tenu de la nature probabiliste de l'apprentissage automatique, générer des réponses inattendues ou incorrectes. Cognivance a pris des mesures importantes pour limiter ces risques mais ne peut en aucun cas garantir de manière absolue l’exactitude des Données de Sortie.

ii. ne pas utiliser les Fonctionnalités IA pour des activités illégales, malveillantes ou pour mener des activités dommageables à un tiers.

iii. ne pas utiliser les Fonctionnalités IA pour développer des modèles de base ou d'autres modèles à grande échelle qui sont ou seraient en concurrence avec Cognivance

iv. ne pas utiliser les Fonctionnalités IA d'une manière qui viole la documentation technique, les conditions d’utilisation, ou les paramètres communiqués par Cognivance.

v. ne pas compromettre la vie privée d'autrui ou le secret des affaires de tiers, ne pas inclure dans les Donnés d’Entrée des données personnelles ou des données confidentielles de tiers sans avoir préalablement obtenu leur autorisation.

12.7. Garantie et responsabilité

Cognivance ne donne aucune garantie quant à l'exactitude, l'exhaustivité, la fiabilité ou la conformité des Données de Sortie aux lois et règlements. En raison de la nature des Fonctionnalités IA, (a) les niveaux de service de la Solution ne s'appliquent pas aux Fonctionnalités IA, (b) les Données de Sortie peuvent ne pas être uniques, et (c) les Données de Sortie ne représentent pas le point de vue de Cognivance. Le Client garantit Cognivance contre toute réclamation liée à son usage et celui de ses Utilisateurs des Fonctionnalités IA.

12.8. Accès et Limites via les Crédits IA

Certaines des Fonctionnalités IA de la Solution requièrent une puissance de calcul importante et sont par conséquent soumis à l’utilisation de Crédits IA. L’accès aux fonctionnalités IA de la Solution est conditionné à la disponibilité de ces Crédits IA, tels que définis à l’Article 7.3.

• Fonctionnalités couvertes : les Crédits IA permettent d’utiliser des Fonctionnalités clairement identifiées dans la Solution. Cognivance se réserve le droit d’ajouter des Fonctionnalités soumises à l’utilisation de Crédits IA dans la Solution.

• Limites techniques : Cognivance se réserve le droit de modifier le nombre de Crédits IA requis par fonctionnalité, sous réserve d’un préavis de 30 jours notifié via l’interface ou par e-mail aux Utilisateurs Administrateurs de la Solution dans le Compte Client.

• Responsabilité du Client : le Client est responsable de la gestion de ses Crédits IA et de la formation de ses utilisateurs à leur utilisation optimale. Toute utilisation abusive ou frauduleuse (ex. : contournement des limites) peut entraîner la suspension du compte conformément aux modalités décrites à l’Article 6 des présentes CGSU.

• Évolution des fonctionnalités : L’ajout de nouvelles fonctionnalités IA peut entraîner une révision des Crédits IA nécessaires. Révision qui sera alors communiquée selon les modalités de l’Article 2 des présentes CGSU.

Article 13 - Service en ligne tiers

13.1. Evolution de la Solution et intégrations

Dans la présente version des CGSU, Cognivance ne propose pas de synchronisation, souscription, ou acquisition à des services en ligne tiers. Les présentes conditions seraient revues, en respect du délai de prévenance prévu, dès lors que Cognivance prévoirait de tels services pour l’ensemble de ses Clients.

Article 14 - Confidentialité

14.1. Obligations du Destinataire

Le Destinataire devra traiter comme confidentielles toutes les Informations Confidentielles qui lui sont communiquées par la Partie Divulgatrice, et ne devra utiliser ces Informations Confidentielles qu’aux fins d’exécuter ses obligations contractuelles au titre des présentes CGSU. Le Destinataire ne pourra divulguer les Informations Confidentielles à aucun tiers sans l’autorisation préalable et écrite de la Partie Divulgatrice, à l’exception de ceux de ses salariés et cocontractants qui : (i) ont conclu avec le Destinataire un accord écrit leur imposant des limitations quant à l’utilisation et à la confidentialité, au moins aussi protectrices que celles figurant dans les présentes CGSU et (ii) ont besoin d’avoir accès à ces Informations Confidentielles dans le seul but de remplir les obligations incombant au Destinataire ou d’exercer ses droits en vertu des présentes. Pour protéger les Informations Confidentielles, le Destinataire devra utiliser des mesures identiques à celles qu’il prend pour protéger ses propres informations revêtant le plus haut degré de confidentialité, mais en aucun cas moins que des mesures raisonnables, afin d’empêcher la divulgation et l’utilisation non autorisée des Informations Confidentielles.

14.2. Durée

Le Destinataire s’engage à respecter les obligations du présent article 16 pour la durée des CGSU et pendant une durée de cinq (5) ans suivant l’expiration ou la résiliation des CGSU.

14.3. Exceptions

Les Informations Confidentielles peuvent être divulguées en application d’une décision émanant d’un tribunal, d’un organisme public ou d’une autre autorité gouvernementale, auquel cas le Destinataire devra le notifier immédiatement à la Partie Divulgatrice et devra s’efforcer, dans la limite du possible, de limiter la portée de cette décision ou encore empêcher la divulgation publique de ces informations.

Article 15 - Données à Caractère Personnel du Client

15.1. Responsable de traitement

Les Parties se conforment en toutes circonstances aux réglementations qui leurs sont applicables en matière de protection des données personnelles notamment aux dispositions de la loi Informatique et Libertés n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée et au RGPD. Les Parties s'engagent, en tant que responsables de traitement pour les opérations de traitement de données à caractère personnel qu'elles effectuent respectivement pour leurs propres besoins dans le cadre des présentes CGSU, à respecter l’ensemble de leurs obligations découlant du RGPD et notamment à fournir aux personnes concernées dont les données à caractère personnel sont susceptibles d'être traitées, les informations pertinentes relatives à la protection de leurs données à caractère personnel telles que décrites dans la politique de confidentialité respective des Parties. La Politique de Confidentialité de Cognivance est disponible au lien suivant : https://cognivance.io/confidentialite. Le Client déclare en avoir pris connaissance et en accepter tous les termes.

15.2. Sous-traitant

Les Parties conviennent que tout traitement de Donnée à Caractère Personnel par Cognivance en tant que sous-traitant dans le cadre de l’utilisation de la Solution par le Client et ses Utilisateurs (le « Traitement Initial ») sera régi par les termes et conditions de la convention de traitement des données annexée aux CGSU en Annexe 2.

15.3. Traitement Ultérieur

Les Parties conviennent également que Cognivance pourra traiter les Données à Caractère Personnel collectées dans le cadre du fonctionnement de la Solution en tant que responsable de traitement pour des finalités de prévention et détection des fraudes, et logiciels malveillants, de gestion des sauvegardes et des incidents de sécurité, de création de statistiques, sondages et enquêtes concernant l’utilisation de la Solution, d’amélioration de la Solution et des Services Afférents (par exemple l’amélioration de l’expérience ou du parcours utilisateur, le développement de nouvelles fonctionnalités ou l’amélioration de fonctionnalités existantes) et de suggestion de telles améliorations aux clients (le « Traitement Ultérieur »).

Le Client reconnaît expressément que ce Traitement Ultérieur est déterminé et compatible avec le Traitement Initial compte tenu (entre autres) du lien qui existe entre ces deux traitements, de la nature des Données à Caractère Personnel impliquées (absence de Données à Caractère Personnel sensibles), des conséquences limitées du Traitement Ultérieur pour les personnes concernées, et de l'existence de garanties appropriées que Cognivance met en œuvre dans le cadre de ce traitement. Par les présentes CGSU, le Client autorise donc expressément ce Traitement Ultérieur.

Article 16 - Sous-traitance

Le Client accepte expressément que Cognivance soit en droit, sans formalité d’autorisation ou d’information préalable, de sous-traiter tout ou partie de ses obligations au titre des présentes. En cas de sous-traitance, Cognivance restera seule tenue du bon respect des obligations souscrites aux termes des CGSU et sera responsable vis-à-vis du Client de tout manquement causé par son sous-traitant.

Article 17 - Référence commerciale

Le Client autorise Cognivance à citer librement son nom et à utiliser et/ou à reproduire son logo et/ou ses marques sur le Site Internet de Cognivance, dans les documents commerciaux et courriers électroniques ainsi que dans toutes annonces de presse et ce sous quelque forme et support que ce soit, ainsi que sur les documents utilisés et/ou réalisés par Cognivance dans le cadre de l’exécution de ses obligations au titre des CGSU.

Article 18 - Transfert des CGSU

Le Client reconnaît expressément que Cognivance est en droit de transférer (par cession, transfert, apport ou par quelque autre opération juridique que ce soit) ses droits et obligations aux termes des présentes CGSU, à titre onéreux ou à titre gratuit, à tout tiers.

Dans l’hypothèse où Cognivance choisirait d’utiliser ce droit, Cognivance sera libérée de ses obligations aux termes des présentes CGSU dès que le transfert des CGSU aura été notifié au Client, et ne sera pas solidaire du cessionnaire des CGSU.

Les CGSU ne peuvent, en aucun cas, faire l’objet d’un transfert par le Client (sous quelque forme que ce soit) sauf autorisation préalable et écrite de Cognivance.

Article 19 - Imprévision

Conscientes des risques et des conséquences possibles liées à l’exécution des CGSU, les Parties acceptent, assument et renoncent en conséquence à en renégocier les termes, et ce quelles que soient les circonstances qui pourraient survenir.

Les Parties décident donc expressément et d’un commun accord que l’application de l’article 1195 du Code civil sera écartée.

Article 20 - Droit applicable, juridiction compétente

20.1. Loi française

Les CGSU sont régies par la loi française, sans application des règles de conflits de loi.

20.2. Accord amiable

Les Parties s’efforceront de résoudre à l’amiable les différends qui pourraient survenir entre elles.

20.3. Juridiction compétente

EN L’ABSENCE D’ACCORD AMIABLE, TOUT LITIGE RELATIF AUX CONDITIONS GÉNÉRALES DE SERVICE ET D’UTILISATION, NOTAMMENT À SA FORMATION, SA VALIDITÉ, SON EXÉCUTION, SON INTERPRÉTATION, SON EXPIRATION OU SA RÉSILIATION, SERA SOUMIS À LA COMPÉTENCE EXCLUSIVE DU TRIBUNAL DE COMMERCE DE NANCY AUQUEL IL EST FAIT ATTRIBUTION EXPRESSE DE JURIDICTION, NONOBSTANT APPELS EN GARANTIE OU PLURALITÉ DE DÉFENDEURS, MÊME POUR LES PROCÉDURES D’URGENCE OU LES PROCÉDURES CONSERVATOIRES, EN RÉFÉRÉ OU SUR REQUÊTE.

20.4. Réclamation

Par ailleurs, s’agissant d’une réclamation persistante et jugée problématique par le Client, celui-ci peut écrire au médiateur LORRAINE JUSTICE AMIABLE, conformément aux lois en vigueur, à l’adresse suivante BP 3910 – 2 rue du Général Fabvier — 54000 NANCY.

Article 21 - Stipulations diverses

21.1. Statut de Cognivance

En tant que de besoin, les Parties conviennent expressément que la fourniture de la Solution n’amène pas Cognivance à être considérée comme ayant le statut de centre de formation et les résultats présentés dans la Solution sont à la responsabilité du Client.

21.2. Clients historiques

Les présentes CGSU s’appliquent intégralement pour tous les Clients, ainsi que les Clients qui ont signé un contrat de Plan “Corporate” ou "Custom" avec Cognivance, à l’exception des Articles directement mentionnés comme prévalents dans leur contrat.

21.3. Absence d’abandon de droit implicite

La non-application ou le retard dans l’application de l’une quelconque des stipulations des CGSU par une Partie ne saurait être interprété ou compris comme l'abandon par cette Partie du droit ou de l'obligation correspondante.

21.4. Domiciliation

Les Parties, dans le cadre de l’exécution des CGSU, font élection de domicile à leur siège respectif.

21.5. Nullité d’une stipulation

Si une stipulation quelconque des CGSU venait à être déclarée nulle ou inapplicable du fait d’une décision de justice définitive ou de l’application d’une loi ou d’un règlement, le reste des stipulations des CGSU demeurerait en vigueur.

21.6. Prédominance des CGSU

Les CGSU prévalent sur tout autre document (propositions commerciales, courriers, courriers électroniques, etc.) envoyé ou échangé antérieurement par les Parties, ainsi que sur toutes conventions orales antérieures entre les Parties dans le cadre de la Solution. Il remplace tout contrat antérieur ou contemporain passé entre les mêmes Parties et ayant le même objet, ou toutes conditions générales d’achat du Client quelle que soit la date de leur communication ou notification. Les intitulés d’articles, paragraphes et sous-paragraphes sont insérés dans les CGSU à des fins d’information uniquement pratiques et ne font pas partie des CGSU.

21.7. Exception à la prédominance des CGSU

Les présentes CGSU prévalent sur tout autre document, à l’exception de contrats spécifiques pour des Plans “Custom” de la Solution. Les dispositions desdits contrats qui visent à remplacer ou compléter des dispositions des présentes CGSU prévalent alors sur ces derniers. Les autres dispositions des présentes CGSU restent applicables.

21.8. Notifications

L’ensemble des notifications, demandes ou autorisations requises ou permises au titre des CGSU seront faites (i) par courrier à l’adresse du siège social fournie par l’autre Partie ou (ii) par email. Les Parties reconnaissent que les emails ont la même force probante que les écrits sur support papier. Sauf mention contraire dans les présentes CGSU, toutes les notifications effectuées par email au titre des CGSU seront adressées :

> en ce qui concerne le Client : à l’adresse du représentant désigné par le Client dans la Solution ;

et

> en ce qui concerne Cognivance : à l’adresse contact@cognivance.io.

21.9. Indépendance

Les Parties sont indépendantes. Aucune des Parties ne devra être considérée comme étant un employé, salarié, agent, associé ou représentant légal de l’autre Partie à quelque fin que ce soit et aucune n’aura le droit ou le pouvoir de s’engager au nom et/ou pour le compte de l’autre Partie.

21.10. APIs Cognivance

L’usage d’APIs mises à disposition par Cognivance est régi par des conditions spécifiques disponibles dans les termes contractuels spécifiques réalisés avec le Client d’une ou plusieurs API(s) Cognivance. Le Client reconnaît que tout transfert de Données du Client ou utilisation automatisée de la Solution avec un Service en Ligne Tiers via l'API Cognivance doit s’effectuer exclusivement en conformité avec la documentation API fournie. Toute utilisation de l’API non conforme à la documentation est strictement interdite.

ANNEXE 1 - CONVENTION DE TRAITEMENT DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

1. La présente convention de traitement des données personnelles (la « CTD ») est conclue entre Cognivance et le Client, tels que ces Parties sont définies dans les CGSU. La présente CTD fait partie intégrante des CGSU auxquelles elle est annexée et constitue l’accord des Parties quant au traitement par Cognivance des Données à Caractère Personnel du Client. En cas de contradiction entre les stipulations des CGSU et les stipulations de la CTD, les Parties conviennent expressément que les stipulations de la CTD prévaudront. En cas de contradiction entre les stipulations des Appendices à la CTD et la CTD, les Parties conviennent expressément que les stipulations de la CTD prévaudront. Les termes définis utilisés dans la CTD ont la même définition que celle qui leur est attribuée dans les présentes CGSU ou dans le RGPD, le cas échéant.

2. Les Parties reconnaissent et conviennent que : (a) en vertu du RGPD, Cognivance est un Sous-Traitant ou un Sous-Traitant ultérieur des Données à Caractère Personnel du Client listées dans l’Appendice 1, (b) le Client qui accède à la Solution peut être un Responsable du Traitement ou un Sous-Traitant, selon le cas, des Données à Caractère Personnel du Client et (c) chaque Partie se conformera aux obligations qui lui incombent en vertu du RGPD en ce qui concerne le traitement de ces Données à Caractère Personnel du Client. Cette CTD ne s’applique pas aux traitements des Données à Caractère Personnel du Client lorsque Cognivance détermine la finalité et les moyens de ces traitements pour lesquels il est réputé être le Responsable du Traitement.

3. Les informations détaillées sur les catégories de données traitées et les Personnes Concernées, les opérations de traitement, le lieu du traitement ainsi que la finalité et la durée du traitement figurent dans l'Appendice 1.

4. Durée - La présente CTD prendra effet à la Date de Mise à Disposition et restera en vigueur jusqu’à la suppression par Cognivance de toutes les Données à Caractère Personnel du Client (la « Durée »). Elle expirera de plein droit à la date de cette suppression.

5. Responsable du Traitement tiers - Le Client garantit à Cognivance que, si le RGPD s’applique au traitement des Données à Caractère Personnel du Client et que le Client est un Sous-Traitant agissant sur les instructions d’un Responsable du Traitement tiers, les instructions et les actes du Client en ce qui concerne ces Données à Caractère Personnel du Client, notamment sa désignation en qualité de Sous-Traitant, ont été autorisées par le Responsable du Traitement tiers et qu’il en apportera la preuve si Cognivance lui en fait la demande.

6. Instructions du Client - En concluant la présente CTD, le Client donne instruction à Cognivance de ne traiter les Données à Caractère Personnel du Client que conformément au RGPD : (a) pour fournir la Solution et les Services Afférents ; (b) comme indiqué par le Client ou comme l’exige l’utilisation que fait le Client de la Solution ; (c) comme précisé dans les présentes CGSU, y compris la présente CTD ; ou (d) comme documenté dans toutes autres instructions légitimes et écrites données par le Client et que Cognivance reconnaît constituer des instructions aux fins de la présente CTD. À compter de la Date de Mise à Disposition, Cognivance se conformera aux instructions du Client mentionnées au présent paragraphe. Cognivance s’interdit de traiter, transférer, modifier, changer ou altérer les Données à Caractère Personnel du Client ou de divulguer ou permettre la divulgation des Données à Caractère Personnel du Client à un tiers autrement qu’en conformité avec les instructions du Client, à moins que la législation applicable de l’Union européenne ou les dispositions du droit des États Membres ne l’obligent à effectuer un tel traitement. Dans ce cas, Cognivance avisera le Client de cette disposition par écrit avant le traitement, à moins que la loi n’interdise une telle notification pour des motifs d’intérêt public importants. Si Cognivance a des raisons raisonnables de croire qu'une instruction du Client enfreint le RGPD ou toute autre loi ou réglementation de l'UE applicable en matière de protection des données, Cognivance suspendra cette instruction et en informera immédiatement le Client.

7. Suppression pendant la Durée - Cognivance permettra au Client de supprimer les Données à Caractère Personnel du Client pendant la Durée d'une manière compatible avec la fonctionnalité de la Solution. Si le Client ou un Utilisateur utilise la Solution pour supprimer des Données à Caractère Personnel du Client pendant la Durée et que les Données à Caractère Personnel du Client ne peuvent être récupérées par le Client ou un Utilisateur, cette utilisation constituera une instruction du Client à Cognivance de supprimer les Données à Caractère Personnel du Client concernées de la Solution. Cognivance se conformera à cette instruction dès que raisonnablement possible et dans un délai maximal d’un (1) mois (qui pourra être porté à trois (3) mois en cas de demande complexe, ce dont il sera justifié au Client), à moins que le droit applicable n’exige que ces Données à Caractère Personnel soient conservées par Cognivance pendant une période plus longue.

8. Suppression à l’expiration de la Durée - Le Client instruit Cognivance de conserver les Données à Caractère Personnel du Client selon les Durées de Traitement tels que définis en Appendice 1 et de supprimer toutes les Données à Caractère Personnel du Client (y compris les copies existantes) de la Solution conformément au RGPD à l’expiration de ces durées. Il appartient alors au Client de conserver une copie de toutes ses données, notamment afin de satisfaire aux obligations légales en vigueur.

9. Mesures de Sécurité de Cognivance - Cognivance mettra en place et maintiendra en vigueur des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les Données à Caractère Personnel du Client contre toute destruction, perte, altération ou divulgation non autorisée ou tout accès, de manière accidentelle ou illicite. Ces mesures sont décrites dans l’Appendice 2 (les « Mesures de Sécurité »). Les Mesures de Sécurité comprennent des mesures destinées à contribuer à garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes de la Solution et des Données à Caractère Personnel et à rétablir l’accès dans des délais appropriés aux Données à Caractère Personnel du Client après un incident affectant lesdites Données à Caractère Personnel, ainsi que des tests réguliers de leur efficacité. Cognivance pourra mettre à jour ou modifier périodiquement les Mesures de Sécurité décrites dans l’Appendice 2, à condition que ces mises à jour et modifications n’entraînent pas une dégradation de la sécurité globale de la Solution. Le Client reconnaît que les Données à Caractère Personnel du Client seront hébergées dans les centres de données d’un prestataire de services tiers (et non par Cognivance) et que, en conséquence, la plupart des mesures de sécurité techniques et organisationnelles liées aux Données à Caractère Personnel du Client seront appliquées par le prestataire de services tiers concerné.

10. Respect de la sécurité par Cognivance - Cognivance prendra les mesures appropriées pour assurer le respect des Mesures de Sécurité par ses salariés, prestataires, mandataires et sous-traitants ultérieurs dans la mesure où elles s’appliquent à leur champ d'activités, notamment en s’assurant que toutes les personnes autorisées à traiter les Données à Caractère Personnel du Client se sont engagées à respecter leur caractère confidentiel ou sont soumises à une obligation de confidentialité appropriée, et que ce personnel ait suivi une formation appropriée conformément au RGPD.

11. Assistance de Cognivance en matière de sécurité - Le Client accepte que Cognivance (compte tenu de la nature du traitement des Données à Caractère Personnel du Client et des informations dont Cognivance dispose) aide le Client à veiller au respect de ses obligations en ce qui concerne la sécurité des Données à Caractère Personnel et les violations des Données à Caractère Personnel, en particulier en cas d'incident affectant ces Données à Caractère Personnel, y compris, le cas échéant, les obligations du Client aux termes des articles 32 à 34 (inclus) du RGPD, en : (a) mettant en place et en maintenant en vigueur les Mesures de Sécurité conformément au paragraphe 9 « Mesures de Sécurité de Cognivance » et (b) se conformant aux termes du paragraphe 12 « Incidents Affectant les Données à Caractère Personnel ».

12. Incidents affectant les Données à Caractère Personnel. Si Cognivance vient à avoir connaissance d’un incident affectant les Données à Caractère Personnel, elle : (a) notifiera au Client l’incident dans les meilleurs délais et sans retard injustifié et (b) prendra dans les meilleurs délais des mesures raisonnables pour réduire au minimum le préjudice et sécuriser les Données à Caractère Personnel. La notification contiendra, dans la mesure du possible, une description détaillée de l’incident, notamment les mesures prises pour atténuer les risques potentiels et les mesures que Cognivance recommande au Client de prendre pour faire face à l’incident. Cognivance n’évaluera pas le contenu des Données à Caractère Personnel du Client afin d’identifier les informations soumises à des exigences juridiques spécifiques. Le Client est entièrement responsable du respect des obligations de notification prévues par le RGPD et du respect de toutes obligations de notification à des tiers liées à tout incident.

13. Responsabilités du Client en matière de sécurité et évaluation - Le Client convient que : (a) le Client est entièrement responsable de l’utilisation qu’il fait de la Solution, notamment : (i) l’utilisation appropriée de la Solution afin d’assurer un niveau de sécurité approprié au risque lié aux Données à Caractère Personnel du Client ; (ii) la sécurisation des données d'authentification pour l’accès au compte, des systèmes et des dispositifs utilisés par le Client pour accéder à la Solution et (iii) la sauvegarde des Données à Caractère Personnel du Client ; et (b) Cognivance n'a aucune obligation de protéger les Données à Caractère Personnel du Client que le Client choisit de conserver ou de transférer en dehors des systèmes du Sous-Traitant et de ses Sous-Traitants Ultérieurs (par exemple, conservation hors ligne ou sur site). Il appartient au Client et à lui seul de déterminer si la Solution, les Mesures de Sécurité et les engagements de Cognivance aux termes de la présente CTD répondent aux besoins du Client, notamment en ce qui concerne toutes obligations de sécurité du Client en vertu du RGPD. Le Client reconnaît et convient que (compte tenu de l'état actuel de la technique, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement des Données à Caractère Personnel du Client ainsi que des risques pour les personnes physiques) les Mesures de Sécurité mises en place et maintenues en vigueur par Cognivance, telles qu’elles sont définies au paragraphe 9 « Mesures de Sécurité de Cognivance » et à l’Appendice 2, offrent un niveau de sécurité approprié au risque lié aux Données à Caractère Personnel du Client.

14. Audits de conformité - Cognivance autorisera le Client ou un auditeur indépendant désigné par celui-ci à effectuer des audits afin de vérifier si Cognivance se conforme à ses obligations aux termes de la présente CTD. Cognivance contribuera à ces audits comme indiqué dans le présent paragraphe 13 « Audits de conformité ». Si le Client décide de procéder à un audit comme indiqué ci-dessus, il devra le notifier à Cognivance par écrit au moins trente (30) jours avant la réalisation de l’audit et prendre à sa charge l’ensemble des coûts et dépenses qui y sont liés, tels que les honoraires des auditeurs, les frais de transport, les honoraires d’avocat, etc. En tout état de cause, tout audit imposé par le Client en application du présent paragraphe 13 ne doit pas entraver ni perturber de quelque autre manière le cours normal des affaires de Cognivance.

15. Analyses d’impact et consultations - Le Client accepte que Cognivance (compte tenu de la nature du traitement et des informations dont dispose Cognivance) apporte au Client une assistance raisonnable pour assurer le respect par celui-ci de toutes ses obligations en matière d’analyses d’impact relatives à la protection des données et de consultations préalables, y compris, le cas échéant, les obligations du Client aux termes des articles 35 et 36 du RGPD, dans la mesure où Cognivance dispose des informations nécessaires. Cognivance peut réaliser une analyse d’impact relative aux traitements détaillés en Appendice 1 qu’elle met à disposition du Client sur simple demande.

16. Droits et demandes des Personnes Concernées - Cognivance permettra au Client, d'une manière compatible avec la fonctionnalité de la Solution, d'accéder aux Données à Caractère Personnel du Client, de les rectifier ou de les effacer ou d’en limiter le traitement, selon le cas, notamment par le biais de la possibilité de suppression proposée par Cognivance comme indiqué au paragraphe 7 « Suppression pendant la Durée », et d'exporter les Données à Caractère Personnel du Client, conformément aux exigences du RGPD. Pendant la Durée, si Cognivance reçoit une demande de la part de toute personne physique dont les données à caractère personnel font l’objet d’un traitement (les « Personnes Concernées ») portant sur des Données à Caractère Personnel du Client, Cognivance conseillera à la Personne Concernée de soumettre sa demande au Client ou de présenter directement cette demande au Client, et il appartiendra au Client de répondre à une telle demande. Le Client accepte que Cognivance lui apporte une assistance raisonnable afin de se conformer à toute obligation de répondre aux demandes de Personnes Concernées, y compris, le cas échéant, l'obligation du Client de répondre aux demandes d'exercice des droits de la Personne Concernée prévus au Chapitre III du RGPD, en respectant les engagements énoncés au présent paragraphe, dans la mesure où Cognivance est en mesure de répondre à de telles demandes.

17. Localisation géographique des Données à Caractère Personnel du Client - Pendant toute la Durée, Cognivance s’engage à ce que les Données à Caractère Personnel du Client qui sont l’objet des traitements listés en Appendice 1 soient hébergées exclusivement sur le territoire de l’Union Européenne, ou tout pays offrant un niveau de protection approprié après examen global de la législation en vigueur dans ledit Etat. La liste de ces pays est fixée par une décision de la Commission Européenne.

18. Sous-Traitants Ultérieurs - Par les présentes, le Client autorise expressément le recours à des affiliées de Cognivance en tant que Sous-Traitants Ultérieurs pendant la Durée. En outre, le Client, par les présentes, autorise de manière générale le recours à tous autres tiers en tant que Sous-Traitants Ultérieurs (les « Sous-Traitants Ultérieurs »), sous réserve que Cognivance tienne à jour une liste de ses Sous-Traitants Ultérieurs qui contient des informations sur l’activités des Sous-Traitants Ultérieurs. Le Client peut, à tout moment, faire la demande pour accéder à la liste de Sous-Traitants Ultérieurs de Cognivance, par email ou par courrier postal. Lorsqu'il fera appel à un Sous-Traitant Ultérieur, Cognivance (a) s’assurera, au moyen d’un instrument juridique ou d’un contrat écrit, que (i) le Sous-Traitant Ultérieur n'accède aux Données à Caractère Personnel du Client et ne les traite que dans la mesure nécessaire à l'exécution des obligations qui lui sont sous-traitées, et le fait conformément aux CGSU (y compris la présente CTD) et (ii) les obligations de protection des données énoncées à l’article 28(3) du RGPD, telles qu’elles sont décrites dans la présente CTD, sont imposées au Sous-Traitant Ultérieur par ledit instrument juridique ou le contrat ; et (b) demeurera entièrement responsable de toutes les obligations sous-traitées au Sous-Traitant Ultérieur, ainsi que de tous les actes et omissions de celui-ci. Si le Client souscrit aux notifications des Sous-Traitants Ultérieurs, Cognivance informera le Client de tout nouveau Sous-Traitant Ultérieur dès que possible, mais au moins trente (30) jours avant que le nouveau Sous-Traitant Ultérieur ne commence à traiter des Données à Caractère Personnel du Client. L’autorisation du Client sera réputée accordée à l’expiration de ce délai. Le Client pourra s’opposer à tout nouveau Sous-Traitant Ultérieur en résiliant les CGSU avec effet immédiat moyennant une notification écrite adressée à Cognivance, sous réserve d’adresser une telle notification dans les trente (30) jours suivant la date à laquelle il aura été informé du recours aux services du Sous-Traitant Ultérieur. Ce droit de résiliation constitue le seul et unique recours du Client si celui-ci s’oppose à un quelconque nouveau Sous-Traitant Ultérieur.

19. Registres des activités de Traitement. Le Client reconnaît que le RGPD impose à Cognivance de : (a) collecter certaines informations et tenir des registres contenant ces informations, notamment le nom et les coordonnées de tout Sous-Traitant et/ou Responsable du Traitement pour le compte duquel Cognivance agit et, le cas échéant, du représentant local et du délégué à la protection des données dudit Sous-Traitant ou Responsable du Traitement, ainsi que les catégories de traitements effectués pour le compte de chaque Responsable du Traitement et, dans la mesure du possible, une description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles et (b) de mettre ces informations à la disposition des Autorités de Contrôle.

Appendice 1 : Informations sur le Traitement des Données à Caractère Personnel du Client

Objet : Fourniture par Cognivance au Client de la Solution et des Services Afférents

Catégories de Personnes Concernées dont les Données à Caractère Personnel seront Traitées par Cognivance :

1/ Le personnel du Client ou, le personnel des clients du Client.

2/ Toute autre personne dont les données sont traitées par le biais de la Solution (hors Utilisateurs du Client) ; par exemple : toute personne identifiée sur tout document traité par la Solution telle qu’un rapport d’intervention de maintenance sur site.

Catégories de données Données à Caractère Personnel qui seront traitées par Cognivance :

1/ Le personnel du Client ou, le personnel des clients du Client • Identité et coordonnées professionnelles • Informations relatives à la pratique et à l’évolution professionnelle.

2/ Toute autre personne dont les données sont traitées par le biais de la Solution • Identité et coordonnées professionnelles • Informations relatives à la pratique et à l’évolution professionnelle.

Lieu des opérations de Traitement Lieux où les Données à Caractère Personnel seront traitées par Cognivance :

Les Données à Caractère Personnel seront traitées dans les localisations géographiques où sont situés les collaborateurs de Cognivance qui travaillent en télétravail, dans les établissements de Cognivance (France) et dans les datacenters de l’hébergeur (France, Union Européenne le cas échéant).

Finalités pour lesquelles les Données à Caractère Personnel seront traitées par Cognivance :

Cognivance traitera les Données à Caractère Personnel du Client indiquées ci-dessus pour les finalités suivantes :

• Fourniture de la Solution et des Services Afférents ;

• Hébergement des Données à caractère personnel du Client.

Durée pendant laquelle Cognivance exercera ses activités de Traitement :

Cognivance exercera ses activités de Traitement pendant toute la durée des CGSU. La suppression effective de l’ensemble des Données du Client peut prendre jusqu’à 6 mois après la demande de résiliation.

Appendice 2 - Mesures de Sécurité

A compter de la Date de Mise à Disposition, Cognivance met en oeuvre les mesures de sécurité suivantes :

Accès aux données :

Tous les utilisateurs de l'application Cognivance doivent s'authentifier par email et un mot de passe contrôlé par une politique de qualité stricte.

Les employés de Cognivance doivent utiliser le système d'authentification unique de l'entreprise, avec un facteur d'authentification secondaire obligatoire différent (SMS ou notification push-app ou clef de sécurité externe). La connexion sur Cognivance est limitée à un nombre strict de tentatives avec des capacités de verrouillage, demandant la validation des employés de Cognivance pour lever le verrouillage de sécurité des comptes.

Les accès de tous les employés sont gérés de manière centralisée. Notre équipe applique le principe du moindre privilège afin de garantir que chaque employé ne dispose que des droits nécessaires au succès de sa mission et uniquement pour sa durée.

Les employés de Cognivance autorisés à accéder aux données des clients, uniquement à des fins de support ou de développement technique, doivent justifier de leurs raisons. Toutes les modifications de données sont enregistrées et font l'objet d'un audit régulier de conformité interne.

Chiffrement des données :

Chiffrement des données en transit

Toutes les communications entre les clients, le serveur Keycloak et les services Microsoft Azure sont chiffrées grâce au protocole TLS (Transport Layer Security) version 1.2 ou supérieure.
- Protocole : TLS 1.2 / TLS 1.3
- Algorithmes de chiffrement : AES-128-GCM ou AES-256-GCM
- Échange de clés : ECDHE (Elliptic Curve Diffie-Hellman Ephemeral)
- Certificat : X.509 signé avec RSA PKCS#1 SHA-384
- Objectif : assurer la confidentialité, l’intégrité et l’authenticité des données échangées.

Chiffrement et hachage des données au repos

a- Mots de passe et identifiants (Keycloak)

Les mots de passe utilisateurs ne sont jamais stockés en clair dans Keycloak.
Chaque mot de passe est haché et salé avant d’être enregistré dans la base de données.
- Algorithme de hachage : Argon2 (recommandé) ou PBKDF2-SHA256 / PBKDF2-SHA512
- Sel (salt) : généré aléatoirement pour chaque mot de passe
- Itérations / facteur de travail : configurable (exemple : 27 500 itérations pour PBKDF2)
- Stockage : les informations de hachage (algorithme, sel, itérations, valeur) sont conservées dans les champs `credentialData` et `secretData` de la base Keycloak.

b- Données et secrets (Microsoft Azure)

Toutes les données stockées dans Microsoft Azure, y compris la base de données Keycloak et les objets Blob Storage, sont protégées par la fonctionnalité Azure Transparent Data Encryption (TDE) utilisant l’algorithme AES-256.

ANNEXE 2 - CONTRAT DE NIVEAU DE SERVICE (SLA)

Pour les besoins de cette Annexe, la Solution s’entend comme la plateforme SaaS disponible à l’adresse suivante : https://app.cognivance.io, à l’exclusion de l’application mobile.

1. Niveau de disponibilité de la Solution

Cognivance s'engage à rendre la Solution disponible aux Utilisateurs pendant au moins 99,9% du temps (« Disponibilité de la Solution »).

La Disponibilité de la Solution sera calculée mensuellement en appliquant la formule suivante :

Disponibilité de la Solution = [(Disponibilité Réelle divisée par Disponibilité Totale Programmée) multipliée par 100%],

avec les définitions suivantes :

« Disponibilité Réelle » signifie la Disponibilité Totale Programmée (en minutes) moins les Interruptions (en minutes). « Interruption » signifie le temps d’indisponibilité de la Solution, c’est-à-dire le temps (en minutes) pendant lequel les Utilisateurs ne peuvent pas accéder à la Solution. Ne sera pas considéré comme une Interruption tout dysfonctionnement partiel de la Solution, toute indisponibilité de la Solution de moins de 15 minutes, ainsi que toute indisponibilité de la Solution due à l'un des événements ou facteurs suivants (« Exclusions ») : un cas de force majeure ; toute utilisation de la Solution par le Client ou tout Utilisateur en violation des CGSU ou non conforme à la Documentation ; la Maintenance de la Solution telle que définie cidessous ; les suspensions de l’accès à la Solution autorisées par les CGSU; toute indisponibilité causée par un événement au-delà du contrôle raisonnable de Cognivance, comme la défaillance ou le dysfonctionnement d’une technologie d’un tiers ou de l’environnement du Client ou d’un tiers (par exemple réseau Internet du Client) ; toute indisponibilité causée par les Données du Client.

« Maintenance de la Solution » désigne le temps (en minutes) pendant lequel la Solution n'est pas accessible au Client en raison de la maintenance de la Solution, y compris pour la maintenance et les opérations de Mises à Jour de la Solution et des solutions de tiers utilisées par Cognivance pour fournir la Solution. La maintenance de la Solution comprend la maintenance programmée et la maintenance d’urgence non programmée. Dans la mesure du possible, Cognivance fournira au Client un préavis écrit raisonnable de toute maintenance programmée ou d’urgence.

« Disponibilité Totale Programmée » signifie 5 jours par semaine, 7 heures par jour en minutes.

2. Crédits SLA

Si la disponibilité de la Solution au cours d'un mois donné est inférieure à 99,9%, Cognivance accordera au Client un crédit SLA tel que défini dans le tableau ci-dessous :

Disponibilité de la Solution

Crédits SLA

< 99.9% ->= 99%

2% du prix mensuel*

< 99% -> = 95%

5% du prix mensuel*

< 95%

10% du prix mensuel*

* Le prix mensuel s’entend comme le prix effectivement reçu par Cognivance au titre du Droit d’Utilisation de la Solution du Client pour la période pendant laquelle la disponibilité a été affectée.

Pour bénéficier de l’un des crédits SLA décrits ci-dessus, le Client doit en informer Cognivance via un email à contact@cognivance.io (ou, pour tout Client Indirect qui en informera Cognivance) dans un délai de trente jours à compter du moment où le Client devient éligible pour bénéficier d’un crédit SLA. Le non-respect de cette exigence entraînera la perte du droit du Client à bénéficier d’un crédit SLA.

Cognivance appliquera les crédits SLA comme une réduction sur le prix de la Solution lors de la prochaine facture émise au titre du Droit d’Utilisation de la Solution du Client. Les crédits SLA susmentionnés constituent le seul et unique recours du Client et la seule et unique responsabilité de Cognivance en cas de violation de l’accord de niveau de service.

3. Gestion des Crédits IA et procédure de contestation

3.1 Disponibilité et suivi des Crédits IA

• Cognivance garantit un accès à l’historique de consommation des Crédits IA via les tableaux de bord de la Solution.

• En cas de décalage ou d’erreur manifeste dans l’affichage, le Client peut signaler le problème via le support technique, selon les modalités décrites dans l’Annexe 3 liée aux conditions et modalités de support.

3.2 Procédure de contestation

• Signalement : Le Client peut contester via le support (à l’adresse support@cognivance.io) une consommation de Crédits IA en fournissant :

  • La date et l’heure de l’utilisation contestée.

  • La Fonctionnalité IA concernée.

  • Toute preuve technique (captures d’écran, logs exportables depuis la Solution).

• Traitement :

  • Cognivance accuse réception de la contestation sous 48h et mène une investigation technique dans les 15 jours ouvrables.

  • Si l’erreur est confirmée, les Crédits IA sont de nouveau crédités au Compte Client, ou un avoir commercial est proposé.

  • En cas de désaccord persistant, le litige est traité comme prévu aux modalités décrites dans les CGSU.

ANNEXE 3 - CONDITIONS ET MODALITÉS DE SUPPORT

Les présentes conditions et modalités de support relatives aux Services de Support (les « Conditions de Support ») s’appliquent aux services de support proposés par Cognivance dans le cadre de la fourniture de la Solution prévue par les CGSU. Les termes en majuscules ont la signification qui leur est donnée dans les CGSU. Une assistance en ligne est à la disposition des Utilisateurs à l’adresse support@cognivance.io.

L’Utilisateur ne peut soumettre des demandes de support que via email à l’adresse mentionnée ci-avant. Lorsqu'il fait une demande, l’Utilisateur doit fournir les informations de diagnostic nécessaires au traitement de sa demande, y compris, sans s’y limiter, une description du problème, de la configuration et du réseau du Client et toutes Données du Client pertinentes. Cognivance se réserve le droit de proposer alors à l’Utilisateur une résolution par réponse email, ou à travers un échange approfondi (téléphone, chat, visio) selon les modalités adéquates et en accord avec le Client.

L’Utilisateur communiquera pour répondre aux questions et aider l’équipe support de Cognivance comme de besoin. Lorsque cela est nécessaire, l’équipe de Cognivance et/ou toute personne autorisée par Cognivance aux fins des présentes pourra (i) accéder aux Données de Client et/ou (ii) impersonnaliser l’Utilisateur pour accéder à son environnement, étant précisé que ces accès seront limités dans le temps et utilisés uniquement aux fins de traitement de la demande de l’Utilisateur.

Si Cognivance considère qu’une demande de support est une demande de fonctionnalité, Cognivance pourra rediriger la demande en interne ou rediriger l’Utilisateur pour qu’il consigne cette demande en la bonne qualité afin qu’elle soit prise en considération pour l’ajouter éventuellement à une Mise à Jour de la Solution, sans que Cognivance ne soit débitrice d’une obligation de résultat à cet égard.

Cognivance fournira aux Clients un support pendant ses heures ouvrées (soit du Lundi au Vendredi de 9h à 17h). Les Parties conviennent que tout le support fourni par le personnel de support de Cognivance en vertu des présentes sera fourni en français. Un support en anglais est également possible. Cognivance fournira les Services de Support tant que les CGSU sont en vigueur, et n’aura aucune obligation de fournir des services de support après l'expiration ou la résiliation des CGSU.

GLOSSAIRE

Mise à jour en date du 09/02/2026

CGSU :

Désigne les présentes conditions générales de services et d’utilisation et leurs annexes ainsi que le Devis éventuellement conclu avec Cognivance.

Solution :

Désigne l’ensemble des programmes informatiques édités par Cognivance en mode « SaaS » et dont les fonctionnalités sont décrites sur le Site Internet et dans la Documentation, y compris les Mises à Jour, et pour laquelle le Client dispose du Droit d’Utilisation en vertu des présentes CGSU, via une connexion internet, au moyen d’une interface web ou d’une application mobile. La Solution inclut également toutes œuvres de l’esprit et notamment toutes œuvres littéraires, artistiques, graphiques, audiovisuelles, structures de bases de données et données créées par Cognivance ou dont celle-ci dispose du droit d’exploitation, à l’exception des Données du Client.

Droit d’Utilisation :

Désigne le droit d’utilisation de la Solution concédé par Cognivance au Client et ses Utilisateurs, tel que décrit à l’article 3.1 des CGSU.

Client :

Désigne une entreprise qui se voit concéder par Cognivance un Droit d’Utilisation de la Solution et qui paie directement à Cognivance le prix correspondant.

Compte Client :

Désigne un compte créé conformément à l’Article 3.3 à partir des informations fournies par le Client, directement ou indirectement par l’intermédiaire d’un Partenaire Affilié, afin de permettre au Client d’accéder à la Solution.

Compte Utilisateur :

Désigne un compte créé pour un Utilisateur autorisé par le Client aux fins d’utilisation de la Solution.

Utilisateur(s) :

Désigne les personnes physiques autorisées par le Client à utiliser la Solution pour son compte et agissant sous sa responsabilité, c’est-à-dire des salariés, prestataires, collaborateurs ou mandataires sociaux du Client.

Administrateur :

Désigne un type particulier de Compte Utilisateur dans la Solution permettant de créer, modifier, supprimer (i) des Informations du Compte Client, (ii) des Données du Client, (iii) des Données à Caractère Personnel des autres Utilisateurs du Compte Client sous réserve du respect des finalités déclarées et des droits des personnes concernées, (iv) des Comptes Utilisateurs dans le Compte Client.

Responsabilités associées :

• Désignation : le Client désigne au moins un Administrateur par Compte Client et en assume la responsabilité légale (conformément aux CGSU et la Convention RGPD) ;

• Sécurité : l’Administrateur est tenu de protéger ses identifiants et de limiter l’accès aux Données à Caractère Personnel au strict nécessaire ;

• Conformité : le Client garantit que les actions réalisées par l’Administrateur - ou les Administrateurs de son Compte Client - respectent les présentes CGSU, la Convention RGPD associée, ainsi que le droit applicable défini dans les CGSU.

Devis :

Désigne les conditions particulières relatives à l’abonnement du Client à la Solution incluant le type d’abonnement choisi, les fonctionnalités et le prix applicable. Chaque Devis est régi par les termes des présentes CGSU.

Partenaire :

Désigne un Tiers habilité par Cognivance à utiliser la Solution pour le compte d’un Client, sous réserve de l’acceptation du Client du cadre contractuel prévu à cet effet, qui complète alors les présentes CGSU sans pouvoir toutefois en modifier leur contenu ou s’y substituer.

Documentation :

Désigne la description des fonctionnalités et du mode d’utilisation de la Solution qui peut être mise à disposition sur simple demande par courriel à l’adresse : contact@cognivance.io. Toute autre documentation est exclue, notamment la documentation commerciale, promotionnelle et/ou de formation.

Date de Mise à Disposition :

Désigne la date de mise à disposition au Client de la Solution par Cognivance, se manifestant par l’envoi par Cognivance au Client de l’email de création du Compte Client.

Plan :

Désigne une formule d’abonnement du Client à la Solution, définie notamment par ses fonctionnalités et son prix.

Site Internet :

Désigne le site Internet de Cognivance dont l’URL est https://cognivance.io/ ou tout autre adresse qui viendrait à la remplacer.

Service en Ligne Tiers :

Désigne un service en ligne mis à disposition par un tiers, connecté à la Solution par le biais de connecteurs, et permettant d’importer dans la Solution des données issues de ce service et/ou d’exporter des Données du Client vers ce service.

Fonctionnalités IA :

Désigne les fonctionnalités intégrant une technologie d’intelligence artificielle (générative ou non), identifiées comme telles dans la Solution, la Documentation ou sur le Site Internet, et mises à disposition par Cognivance. Certaines Fonctionnalités IA peuvent être soumises à l’utilisation de Crédits IA. Ces Fonctionnalités sont clairement identifiées et indiquées dans la Solution, ainsi que le nombre de Crédits IA associés à la Fonctionnalité IA.

Crédits IA :

Unités de consommation des Fonctionnalités IA prépayées ou allouées dans le cadre d’un abonnement à la Solution, permettant d’accéder et d’utiliser les Fonctionnalités IA soumises à leur utilisation et proposées (ex. : analyse automatisée de documents, traitement d’images/vidéos, génération d’instructions de travail). Chaque utilisation d’une Fonctionnalité IA soumise à l’utilisation de Crédits IA consomme un nombre défini de Crédits IA, selon la complexité de la tâche.

Données du Client :

Désignent les données, fichiers, pièces jointes, textes, images, et autre type de contenu du Client, et qui sont saisis, soumis, renseignés, transmis, collectés, conservés, envoyés ou reçus par les Utilisateurs dans le cadre de l’utilisation de la Solution ou de l’exécution des présentes CGSU.

Données d’Entrée :

Données brutes ou structurées (fichiers textes, pdf, vidéos, images, sons) fournies en libre consentement par l’utilisateur et ingérées dans la Solution en lien avec les Fonctionnalités IA ou non.

Données de Sortie :

Résultats générés ou transformés par les Fonctionnalités IA après traitement des données d’entrée, destinés à l’utilisateur, à d’autres systèmes ou à des processus métiers (e.g. contenu détaillé d’instructions de travail interactives, ou toute documentation permise à la génération dans la Solution).

Données Source :

Ensemble des données originales ou de référence (internes ou externes) utilisées pour entraîner, paramétrer ou enrichir les Fonctionnalités IA, sans être directement fournies par un ou des Utilisateur(s).

Services Afférents :

Désignent les services afférents à la fourniture de la Solution par Cognivance au Client, à savoir les Services de Support, d’accompagnement, de formation, de maintenance, de recherche et développement, d’évolution et d’optimisation de la Solution.

Mise(s) à jour :

Désignent des versions partielles ou complètes successives de la Solution pouvant comporter notamment des corrections d’Anomalies, des adaptations et/ou des améliorations, fournies par Cognivance dans le cadre des présentes CGSU.

Anomalie(s) :

Désigne tout dysfonctionnement de la Solution par rapport à la Documentation, y compris purement technique, qui est reproductible et imputable à la Solution, et qui empêche l’accès ou l’utilisation normale de tout ou partie des fonctionnalités de la Solution ou qui affecte ses résultats.

Services de Support :

Désignent les services décrits en Annexe 3 consistant à répondre aux demandes des Utilisateurs concernant la Solution.

Assistance en Ligne :

Désigne tous moyens mis à la disposition des Utilisateurs afin de leur fournir le Service de Support défini en Annexe 3.

Information(s) Confidentielle(s) :

Désigne toute information quelle qu’en soit la nature (commerciale, industrielle, technique, financière, etc.), divulguée par une Partie (la « Partie Divulgatrice ») à l’autre Partie (le « Destinataire ») dans le cadre des présentes CGSU, par écrit ou par oral. Les Informations Confidentielles des Parties incluent, sans limitation, les Données à Caractère Personnel, la Solution, tous les codes de la Solution, tous les programmes d’ordinateurs fournis avec la Solution et tous les algorithmes, méthodes, techniques, et procédés divulgués ou utilisés dans le cadre de l’exécution des présentes CGSU ainsi que le Devis. Les Informations Confidentielles n’incluent pas les informations qui (a) ont été développées de façon indépendante par le Destinataire sans utilisation d’Informations Confidentielles émanant de la Partie Divulgatrice, (b) sont portées à la connaissance du Destinataire, sans restriction, par un tiers qui avait le droit de divulguer ces informations, (c) appartenaient au domaine public au moment de leur divulgation ou sont tombées dans le domaine public non pas du fait d’un acte ou d’une omission du Destinataire ou (d) étaient légitimement connues du Destinataire, sans restriction, au moment de leur divulgation.

Donnée(s) à Caractère Personnel :

Désigne une ou plusieurs données se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.

Politique de Confidentialité :

Désigne le document d’information des personnes concernées sur le traitement de leurs Données à Caractère Personnel, accessible à l’URL https://cognivance.io/confidentialite.