Construire facilement des fiches terrains vivantes pour vos activités en 5 étapes

Un opérateur chevronné qui part en retraite, une comptable qui change d’entreprise, un ajusteur qui se blesse et s’absente plusieurs mois... Ce sont des histoires du quotidien dans les ateliers, les bureaux d’étude, etc. Pourtant, chaque départ ou absence laisse derrière lui bien plus qu’une chaise vide : il emporte des gestes, des réflexes, une intelligence du métier qui ne se trouve dans aucun manuel. C’est cette compétence vivante – le savoir-faire incarné – que votre organisation risque de perdre à jamais si rien n’est fait.

Et dans les industries particulièrement, les gestes que l’on “voit” dans le monde physique sont encore plus à risque. Pourquoi ? Nous n’avons pas de réponse toute faite à cette question, mais les chiffres parlent d’eux même.

En bref, construire des référentiels est d’autant plus important, que le geste est industriel. Ces “fiches terrain” que nous vous proposons de construire en moins d’une semaine n’est pas un luxe. C’est une assurance : contre l’oubli, contre la dilution des savoirs, contre ces moments où l’on dit « il n’y a que Pierre qui sait faire ça ». Elle n’a pas besoin d’être parfaite ou exhaustive, elle a besoin d’exister… et de vivre.

Si vous êtes ici, c’est que vous cherchez des solutions pour capitaliser sur les compétences de votre entreprise. Dans les lignes qui suivent, vous allez découvrir un plan simple et pratico-pratique, pensé pour les entreprises qui n’ont ni trois consultants à plein temps ni des mois à consacrer à un projet titanesque !

Quelques temps dédiés sur une semaine suffisent à mettre la machine en route : voilà votre investissement de départ. Et à l’arrivée, un outil vivant qui capture la mémoire de votre entreprise, sert de tremplin aux nouveaux et nourrit la fierté des équipes.

Vous n’avez besoin que d’outils déjà présents dans votre quotidien, un plan d’action et un zeste de préparation pour ces étapes clefs :

1. Cibler une activité à investiguer,
   

2. Questionner un expert,
   

3. Capter la matière première en vidéo,
   

4. Organiser et constituer votre livrable,
   

5. Validez et diffusez.

FAQs des “fiches terrains vivantes”

Avant de commencer, répondons à quelques questions que vous pourriez vous poser :

Combien ça coûte ?
Rien si vous utilisez vos outils maison.

Vous pouvez également vous doter d’une plateforme SaaS de work instructions en ligne, qui démarrera autour de 15 € / opérateur / mois ; cependant, mieux vaut ça que 47 M € de productivité perdue faute de partage !

Si vous souhaitez vous doter de moyens spécifiques pour la captation : un smartphone dédié et un micro pour l’occasion coûteront environ 300€. Mais ce n’est pas un prérequis.

Et la qualité vidéo ?
Si l’on voit clairement le geste et si l’expert commente, c’est suffisant. La perfection visuelle arrive après la valeur métier.

Qui valide le contenu ?
Le binôme gagnant c’est : un expert métier, un référent pour le contenu (responsable RH, responsable qualité, …). Comme vous serez vraisemblablement le référent du contenu, vous ferez confiance à votre expert pour valider les aspects techniques des livrables.

Et si l’expert “ne veut pas être filmé” ?
Cas rare, mais pas impossible. Dans ce cas, commencez par l’interview audio. Souvent, la confiance vient quand il voit que la caméra sert à glorifier, pas à contrôler.

Et maintenant, attaquons le planning !

Jour 1

1️⃣ Cibler une activité critique de l’entreprise (≤ 10 minutes)

Commencez simplement : prenez un carnet 📓, un café ☕, et notez une activité qui ferait vaciller votre atelier ou votre service si “l’expert” n’était pas là demain. Ne cherchez pas la perfection, cherchez l’évidence :

• Le réglage délicat d’une machine ?

• Le traitement comptable “qui ne doit pas se rater” ?

• Le contrôle qualité au “feeling” ?

Astuce : si en lisant la question, un nom d’expert vous vient tout de suite en tête, vous tenez votre sujet.

2️⃣ Questionnez un expert (15 minutes d’échange)

C’est le meilleur moment : au détour d’un couloir, en allant le voir à son poste, … allez voir la personne pour cette activité : celle qui la maîtrise le mieux.

Et ensuite ? Il suffit de poser la question magique :

“C’est quoi les grandes étapes de cette activité, dans l’ordre ?”

Notez alors : les grandes étapes, pas les détails (ils viendront après).

Attention ! Ce premier échange doit sentir la conversation de confiance, pas l’audit. Vous pensez que l’expert ne voudra pas partager ses secrets ? Détrompez-vous : dans la majeure partie des cas, ces sachants ne sont pas si souvent interrogés et sont ravis de partager leur compétence. Après tout, si elles les mettent en œuvre depuis si longtemps, c’est qu’elles y sont attachées, et qui n’aime pas partager ce qui l’anime au quotidien ?

Jour 2

3️⃣ Captez la matière première (réservez 2 heures)

Le lendemain même (et après vous être mis d’accord avec l’expert), vous pouvez sortir la caméra. Pas besoin d’une régie TV : votre smartphone suffira !

• Filmez l’expert en action - vous l’aurez prévenu auparavant (plans courts, mains visibles, gestes clés).

• Enregistrez ses mots (micro-cravate ou simplement en le faisant commenter à voix haute).

• Récupérez les documents qu’il utilise (checklists, gabarits, macros…).

🎥 Astuce : visez l’authenticité. Mieux vaut une vidéo légèrement “brute” mais vraie, qu’un film léché et figé.

Jour 3

4️⃣ Constituez des fiches process (avec vos outils maison ou Le Beau Geste)

Vous y êtes ! Avec la matière captée, vous pouvez créer vos premières fiches. Ici la règle est simple : “Qu’importe le flacon, pourvu qu’on ait l’ivresse”. Autrement dit : il n’y a pas de règle pour les supports à utiliser. Ce qui conviendra, c’est ce qui sera le plus simple et le plus évident à utiliser sur le terrain.

• Avec vos outils maisons : imprimé de vos documents, PowerPoint, tableau blanc photo, vidéo sur un espace en ligne dédié à l’entreprise, LMS en ligne, …

• Le Beau Geste – la version tout automatique de la création des fiches. L’outil découpe automatiquement vos vidéos par rapport aux étapes clefs, crée des instructions détaillées, disponible depuis n’importe quel appareil, en format visuel et interactif, ou en commandes vocales.

Peu importe l’outil : chaque fiche doit raconter le geste en quelques étapes clés (Entre 5 et 10 en moyenne).

Pour chaque étape de la tâche, notez des instructions claires :

• paramètres de contrôles,

• bonnes pratiques,

• liste du matériel,

• …

Pas sûr/e de votre choix ? Voici un comparatif entre des outils “maison” et Le Beau Geste :

Jour 4

5️⃣ Réglez les questions importantes et validez (1 heure avec votre expert)

Montrez à l'expert avec qui vous avez réalisé la captation vos fiches ou contenus au fil de l’eau, ou bloquez une heure en fin de journée pour :

• Corriger les imprécisions (“non, je pose l’outil avant de vérifier la température”).

• Ajouter les pièges classiques (“attention, cette visseuse ‘claque’ trop tôt”).

• Approuver la version “bonne à diffuser”.

✅ Cette étape est centrale, la validation par l’expert, c’est le sceau de crédibilité de votre fiche

Jour 5

Diffusez et faites vivre ! (compléments, feedbacks, évolutions)

Vous êtes enfin prêts à faire circuler votre fiche :

• Mettez vos fiches dans les briefings ou à disposition sur les posts,

• Collectez des feedbacks : “J’aurais ajouté ça”, “J’ai vu un nouveau piège”.

• Mettez à jour dès qu’un outil change, qu’une norme bouge.

Point de vigilance : bien entendu, selon les outils que vous aurez retenus pour vos fiches, il sera plus ou moins facile de les diffuser au plus grand nombre !

📆 Astuce : si les outils que vous avez choisis ne sont pas interactifs, instaurez un temps dédié de 15 minutes quelque part dans la semaine pour vos équipes et leur proposer qu’à tour de rôle l’un d’entre eux reprend et propose des améliorations sur une fiche.

30 jours pour une bibliothèque complète

Si vous répétez ce processus par étapes, vous construisez plus qu’un classeur de procédures :

• Vous protégez les gestes experts de votre entreprise de l’oubli.

• Vous accélérez l’intégration des nouveaux arrivants.

• Vous valorisez vos experts qui voient leur savoir-faire reconnu.

Mais cette conclusion ne s’arrête pas à une liste de bénéfices : elle vous appelle à l’action. Construire ce référentiel, c’est choisir de donner une voix aux mains et aux esprits qui font tourner votre entreprise. C’est décider que chaque mouvement, chaque astuce, chaque intuition de vos équipes mérite d’être partagé. C’est aussi accepter que cette bibliothèque évolue, se corrige, s’enrichisse au fil du temps : un outil vivant pour des métiers vivants.

Commencez petit. Choisissez une activité critique demain matin. Prenez dix minutes pour identifier l’expert, quinze minutes pour l’écouter, deux heures pour capturer son geste. Et quand vous poserez la première fiche sur la table, vous sentirez cette énergie nouvelle : celle d’une entreprise qui ne laisse pas ses savoir-faire s’éteindre, mais les fait circuler, respirer et grandir.

👉 Alors, demain, on filme quoi ?